找不到的最终版本

一个项目结束后，我看到文件夹里有“最终”“最终修改”和“最终确认新”三个文档。每一个名称在当时都很合理，几周后却无法判断哪份已经交付。文件管理的问题，常常不是资料太多，而是名称只记录了当时的心情，没有记录文件的状态。

我开始把日期、主题和状态放进名称，尽量使用团队都能理解的词。日期固定同一种顺序，主题保持简短，状态只选少数几种。规则不需要覆盖所有情况，但应该足够稳定，让人不用每次重新决定。

结构为行动服务

目录按照工作过程安排：正在处理、已经交付、参考资料和归档。一个文件只保留一个主要位置，需要在多处访问时再建立链接或说明。重复复制会制造更多难以确认的版本，少量清楚的入口往往更可靠。

开始整理时，可以这样做：

  • 先为当前项目建立规则，暂时不追赶全部历史。
  • 用文件名说明日期、主题与工作状态。
  • 在项目根目录写一份简短的位置说明。

为别人，也为未来的自己

好的命名规则应当经得起交接。请一位没有参与项目的人寻找指定文件，就能知道哪些词只有内部成员理解。数字编号可以方便排序，但最好与有意义的标题同时使用。

整理完成之后，我并没有获得一个完全整齐的文件世界。真正的变化是，再次打开旧项目时能够知道从哪里开始。文件夹的语言越普通，越能在时间过去之后继续工作，也越不需要依靠记忆补上缺失的信息。